吉林醫(yī)藥學(xué)院學(xué)生處檔案管理規(guī)定：

第一條、檔案保管

1.學(xué)生檔案由學(xué)生工作部（處）辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，各系不能存留學(xué)生檔案；學(xué)生不得私自保存檔案。

2.學(xué)生工作部（處）辦公室在新生入學(xué)后四個月內(nèi)對檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號、造冊。

3.學(xué)生檔案的管理、轉(zhuǎn)遞手續(xù)要如實填寫《吉林醫(yī)藥學(xué)院學(xué)生檔案交接簿》，做到有據(jù)可查。

第二條、檔案材料管理

1.學(xué)生工作部（處）辦公室負(fù)責(zé)學(xué)生檔案材料的裝入、轉(zhuǎn)遞等具體工作。

2.各單位對學(xué)生檔案材料（尤其是評優(yōu)獲獎材料）認(rèn)真負(fù)責(zé)，妥善管理，按時裝存，保證檔案材料齊全，不得隨意丟棄。

3.檔案材料的填寫應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，不能出現(xiàn)人為失誤。

4.學(xué)生檔案材料的歸檔及時間（見附表）

第三條、學(xué)生檔案的借閱

1.本校與學(xué)生本人有工作關(guān)系的學(xué)生工作人員可借閱學(xué)生檔案；組織、人事、保衛(wèi)等部門因工作關(guān)系可借閱學(xué)生檔案，其他部門及個人不得借閱。

2.借閱學(xué)生檔案要進(jìn)行登記，由學(xué)生工作部（處）領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但一般借閱不允許將檔案帶離檔案室。

3.學(xué)生檔案帶離借閱時應(yīng)密封，借閱方借閱完畢后必須密封簽章送回。

第四條、畢業(yè)學(xué)生檔案管理

1、畢業(yè)生檔案管理工作要求：

（1）、畢業(yè)生檔案管理工作由學(xué)生工作部（處）負(fù)責(zé)組織實施醫(yī)學(xué)教育|網(wǎng)搜集整理。

（2）、畢業(yè)生檔案，經(jīng)本人提交申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可留存。留存期限及處理以國家相關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)。

（3）、畢業(yè)生離校后將存留檔案學(xué)生清單送交學(xué)生工作部（處）一份，留檔學(xué)生本人不得私自提檔，其檔案應(yīng)由用人單位人事部門索取或?qū)W校送遞。

（4）、留存學(xué)生檔案提取時由用人單位人事部門出具調(diào)檔證明，并經(jīng)學(xué)生工作部（處）核實同意后，方可到學(xué)生工作部（處）檔案室具體辦理。

2、畢業(yè)生調(diào)檔具體流程：

（1）、畢業(yè)學(xué)生在規(guī)定調(diào)檔時間前一天必須結(jié)束各類離校手續(xù)的辦理，各班級負(fù)責(zé)人將本單位畢業(yè)學(xué)生離校手續(xù)單收齊并按學(xué)號排序，以班級為單位，送交學(xué)生工作部（處）檔案室。

（2）、學(xué)生工作部（處）檔案室老師將離校手續(xù)單與班級檔案交接簿進(jìn)行核對檢查，并在檔案交接簿離校手續(xù)欄目做相應(yīng)記錄。

（3）、輔導(dǎo)員統(tǒng)計調(diào)檔情況，填寫《吉林醫(yī)藥學(xué)院畢業(yè)學(xué)生自帶檔案統(tǒng)計表》。表格可在校園網(wǎng)-學(xué)生工作部-下載專區(qū)進(jìn)行下載。

學(xué)生檔案是自帶還是需要學(xué)校郵寄，學(xué)生可自行聯(lián)系其檔案接收單位，如果檔案接收方同意接收學(xué)生本人自帶檔案，則依（3）條規(guī)定做檔案自帶信息統(tǒng)計；如果檔案接收方要求學(xué)生檔案須由學(xué)校通過機(jī)要途徑的郵寄時，學(xué)生本人持有效證件（包括有效調(diào)檔證明、身份證）到檔案室辦理郵寄手續(xù)。

檔案通過學(xué)校郵寄的學(xué)生不做為自帶檔案統(tǒng)計對象。

（4）、調(diào)檔當(dāng)日，由畢業(yè)班輔導(dǎo)員老師攜帶本單位《畢業(yè)學(xué)生檔案自帶統(tǒng)計表》、自帶檔案學(xué)生的調(diào)檔證明（調(diào)檔函、派遣證等有效證明原件）至檔案室集體調(diào)取學(xué)生檔案，并在調(diào)取完畢后由輔導(dǎo)員親自發(fā)至學(xué)生手中。

在調(diào)檔當(dāng)日，檔案室不接收任何原因的個人調(diào)檔。

（5）、有效調(diào)檔證明原件須按照自帶檔案統(tǒng)計表的順序排好，以便檔案室工作人員查看核對，節(jié)省調(diào)檔時間。

（6）、檔案室工作人員核對無誤后，調(diào)取檔案，輔導(dǎo)員確認(rèn)核對調(diào)取檔案人名、份數(shù)后，簽本單位檔案交接簿出庫聯(lián)及明細(xì)表后調(diào)檔完畢醫(yī)學(xué)教育|網(wǎng)搜集整理。

（7）、畢業(yè)離校后的學(xué)生檔案調(diào)取須攜帶有效調(diào)檔證明原件及復(fù)印件、調(diào)取人身份證原件及復(fù)印件（非本人調(diào)取時必須有檔案本人親自書寫的委托他人代調(diào)的委托書一份），并經(jīng)過學(xué)生工作部（處）同意后方可到檔案室調(diào)取。